这是在公司内部收集有关 SaaS 使用情况的见解的过程，以便在SaaS 堆栈上获得更好的回报。
为此，IT 团队需要收集以下信息：
公司有多少应用程序
哪些员工可以访问哪些应用程序
他们在应用程序中拥有什么权限
如果他们正在积极使用这些应用程序
他们是否对所提供的应用程序感到满意
他们是否可以在需要时访问新应用程序
如果用户在未经批准的情况下注册新应用
是否发生了适当的用户下线
SaaS用户管理的重要性
每个 IT 团队至少都希望记录哪些员工可以访问哪些应用程序。尽管对于单个应用程序，此信息在管理员帐户中可用，但没有一个仪表板可以包含所有信息。
因此，通常，此记录保存在电子表格中。简而言之，这有助于 IT 检查是否已配置所有应用程序并密切关注SaaS 蔓延。
现在，让我们详细看看这个数据库是如何有用的。
1. 在员工入职和离职时提供帮助
每当新员工加入或离开组织时，都需要在目录中添加或删除他们的姓名。如果您没有组织良好的数据库，此过程可能会变得很麻烦。
只有当您知道所有应用程序都有权访问时，您才能在员工离开时撤销相同的权限。未撤销的许可证可能会导致严重的威胁，没有一家公司会希望他们的前雇员在离开公司后拥有公司信息。
同样，当员工入职时，他们需要在加入后立即获得对应用程序的访问权限。否则可能会阻碍他们的生产力。
2. 不管理应用用户会导致不必要的管理工作
如果您没有正确管理用户，您将浪费时间为每项新任务多次联系员工。
您可能想要检查员工是否拥有他们未使用的应用程序许可证，或者您可能想要检查是否需要新的许可证。
如果您正在计划明年的预算，您将不知道哪些应用程序需要多少许可证。
拥有用户帐户数据库将为您简化整个过程。
3. 用户管理让您远离风险。
无法管理应用程序用户可能会导致数据泄露、合规性问题，或者可能通过应用程序冗余消耗您的预算。
如果您没有应用程序列表和用户数量，则很难知道您是否需要增加或减少许可证数量。也很难知道所有应用程序是否都符合监管要求。
SaaS 用户管理中的挑战
当 SaaS 用户管理无组织时，公司将面临很多挑战。因此，您的员工目录系统必须彼此同步。
此外，有很多错误的机会，有时会给公司造成巨大的损失。
让我们看看由于 SaaS 用户管理不善导致的其他一些挑战。
员工离职期间的数据相关风险：如果您现有的 SaaS 用户管理存在漏洞，前员工仍然可以访问公司敏感数据。当访问权限未被撤销或流程中断时，您的员工可以继续访问文件，这可能会使您的公司面临合规和数据泄露的风险。
入职时的生产力问题：当新用户入职时，需要更新系统。他们必须获得完成日常工作所需的所有工具。如果您没有准确的 SaaS 用户数据管理，他们需要等待数天或数周才能访问所有必需的应用程序。
为什么应该使用 SaaS 管理平台
典型的 SaaS 用户管理目录应具有这些功能，以防止任何低效率。
员工的角色：他们可以访问哪些应用程序？他们是管理员或合同所有者还是只是用户？
许可证：是付费许可证还是免费许可证？
续订到期：许可证何时到期？
使用情况：应用程序被过度使用还是很少使用？
尽管可以在小型公司的电子表格中管理此记录，但电子表格的问题在于随着公司的发展，它们难以管理。
如果您的公司员工少于 25 人，您可能可以在电子表格中管理您的 SaaS 目录。但即便如此，您也需要不断更新。
现在想象一个拥有 500 多名员工的组织使用数千个应用程序。甚至考虑在电子表格中有一个目录也是令人难以置信的。它非常耗时且容易出错。
这就是您需要 SaaS 管理平台的时候。如果您有一个自动化系统来存储此信息，该系统将充当记录系统，您可以专注于您业务的其他重要方面。
SaaS 管理系统将通过以下方式帮助您：
1. 有助于规划您的预算。当您知道应用程序的数量和您拥有的许可证时，您可以轻松地规划您的预算。此外，当您了解使用情况统计信息时，您可以取消配置未使用或很少使用或多余的应用程序。这样，您可以节省大量资金，可用于其他重要的商业计划。
2. 密切关注员工使用的工具。由于今天购买 SaaS 应用程序非常容易，因此您的员工很有可能注册了冗余或不安全的应用程序。如果您着眼于整个 SaaS 环境，您可以找出员工可以访问的应用程序并消除它们。
3. 调整许可证大小。比如说，两个不同的部门分别注册了一个应用程序；您可以找到使用它的确切人数并将其纳入一个订阅。这将减少支付的金额，因为大多数应用程序都有“企业”计划，其价格相对低于其他计划。
4. IT 可以控制对应用程序的访问。某些应用程序用于存储敏感信息。在这种情况下，您可以决定授予谁访问权限以及不授予谁访问权限。您还可以控制员工在应用程序中的权限。5. SaaS 应用程序的及时更新/终止。当有关于续订的及时警报时，就不会有所谓的意外续订。您可以根据使用情况决定是否需要更新特定应用程序或取消它。 SaaS 用户管理的工作原理：要了解 SaaS 用户管理的工作原理，您需要了解员工与 SaaS 应用程序之间的关系。每次他们签署新应用程序时，他们都会给您的公司带来安全漏洞。 这就是为什么您需要一种协作方法，让所有重要的利益相关者成为 SaaS 管理流程的一部分。简化的 SaaS 用户管理流程可确保所有部门都可以访问其必要的应用程序并且它是最新的。 包含有关应用程序和许可证的所有信息的单一记录系统将简化 IT 指挥中心方法的复杂责任转移。大多数 SMP 或用户管理系统基于用户访问控制工作。 用户访问控制最初，为了验证和授权自己，用户需要记住他们的凭据。因此，需要一种可扩展的解决方案。然后是身份提供商，它将存储用户凭据，以便 IT 部门可以验证用户并允许访问。 接下来，出现了一个集中的用户管理系统，它完全自动化了这个过程的各个部分。通过分组机制，该过程更加简化。 当 IT 环境开始从本地软件转移到云时，引入了一个称为 SaaS 用户管理的新概念。这创建了一个驻留在云和连接用户中的新服务。 RBAC 或基于角色的访问控制：它基于用户权限工作，即允许访问数据并根据其角色执行操作。这是处理与 Facebook 用户、群组管理员、版主等具有相同访问级别的多个帐户的最佳方法。 通过更新特定角色的 SaaS 权限，您可以为具有该角色的所有用户更新它们。 SaaS用户管理最佳实践现在，让我们讨论管理 SaaS 用户管理的最佳实践。 仅仅实施 SaaS 管理解决方案是不够的。您还需要有标准的操作程序才能从您的系统中获得最大的价值。 审核您拥有的 SaaS 工具。找出 您的 SaaS 堆栈中有哪些工具。 跟踪软件更新。警惕即将更新的 SaaS 应用程序，并主动决定是否更新或终止它们。 跟踪软件使用情况。了解您的员工如何使用应用程序。SMP最适合这项工作。 留意新软件。了解新的解决方案，这些解决方案可以用相同的功能替代您现有的解决方案，但成本更低。 自动化工作流程。使用必要的工具来自动化您的工作流程和流程以节省时间。 为SaaS 采购寻求专家帮助。市场上的一些服务提供商，例如 Zluri，可以为您省钱和谈判的麻烦。例如，Zluri 的 SaaS 购买可以为您节省高达 50% 的成本，而无需任何前期成本。
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