尽职免责,最重要的是什么?(痕迹管理技巧)(尽职免责的含义)

作者 | 知识爱人,体制内知识,就那么多!

尽职免责,最重要的是什么?(痕迹管理技巧)(尽职免责的含义)

1.痕迹资料太重要

几年前,有个中学食堂发生食物中毒,被央视媒体报道出来,全国人民都盯着这个学校,食品监管部门被推到风口浪尖上,很有可能要被问责。

幸好,食品监管部门找到了1份现场检查笔录,上面有整改意见,所以逃过一劫,只有教育部门和学校被问责。

如果没有这份现场检查笔录,食品监管部门一定会被问责。

有一年,有个县组织对县直单位的年终考核,考核组到了一个单位,要查看材料。

结果该单位只提供了很少的材料,无法充分体现其工作情况,考核组人员多问了一些问题,结果该单位工作人员用“专业性”术语来忽悠。

还说考核组的一点都不懂,与考核组人员吵起来,最后的考核结果,这个单位自然是排名靠后,既没有充分的痕迹资料,也没有好的态度。

这次疫情防控,有个村防控不力,导致上千人被隔离,省防控指挥部果断免职了20人,但是市级疾控部门未被追责,据说提供的材料足够多,也足够充分,打印机硒鼓都打坏了两支。

上级部门十分感动,觉得基层工作真的太难了。

可见,痕迹资料是多么重要?

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2.尽职免责,最重要的就是痕迹资料

尽职免责,如何体现呢?写在汇报材料里面?口头汇报?工作成效明显,如何证明呢?这就需要痕迹资料。

公安执法的时候,都要带上执法记录仪,到现场后,要录像,如何询问、如何劝阻、如何警告,这些过程要全部记录下来,才能申请强制带离现场(如果警告无效情况下)。

如果对象是女的,还需要出动女警。稍微一点程序不符合,都有可能被追责。全程录制的视频就是免责的最好依据。

一般的行政案件。需要有立案呈批单、现场检查笔录、扣押物品清单、案件合议记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回执、结案报告等,这些就是案件办理的依据。

其中,有些程序少了,有些依据不充分,被处罚对象提出行政复议或者行政诉讼,处罚单位可能会败诉,会涉及到行政赔偿的情况。

痕迹资料越充分,说明工作越扎实,自然也就能免除一些责任。

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3.如何做好痕迹管理呢?

录像是个好方法。不管是外出检查、案件查办、会议记录、宣传报道,全程录下来,比什么效果都好,但是录像存储量太大,查阅痕迹资料时间较长,在日常工作中不适用,适用于案件查办、可能发生争议情况等方面。

音频等材料也可以作为痕迹管理,但也与视频痕迹一样,查阅痕迹资料时间较长,不够直观,操作起来太费劲,一般工作中也不适用。

所以,在日常工作中,大多数的痕迹资料还是纸质的,比如现场检查笔录,通知、方案、会议图片、讲话稿、总结、处罚通知书等。连交警罚款,也需要拍三张照片,违法前,违法中,违法后。

案件办理就需要一大堆材料。从检查笔录、询问笔录、扣押物品清单、案件合议、处罚预通知、处罚决定书、结案报告等等。

现在的工作痕迹资料,大多数就是纸张,就是A4纸,工作中的图片,下发的通知,上报的总结……都可以打印出来,归档装册。

下面说说如何做好纸质材料的归档。档案管理有专门的打印、装订、分类、归档的标准,在某些事业单位有专门的档案管理员,需要专门去培训,还可以进职称。

不过这个比较复杂,上级部门来检查也没有那么专业,我就说说应付检查,如何做好痕迹管理。

尽职免责,最重要的是什么?(痕迹管理技巧)(尽职免责的含义)

首先,平时资料收集要及时。没有资料来源,那归档就成了无本之木、无水之源了。

大多数的人都是要到考核了,临时抱佛脚,开始归档,才发现差了很多材料,有的当然可以补,但是照片什么的,有可能就找不到了,特别是上级领导的一些照片,难道叫领导来重新照一次?

很多人经常打电话给收发文的同志,叫找这样文件、那样文件,其实就是平时没好好收集起来,累坏了收发文的同志。

所以资料收集要及时。平时工作群里面的资料,保存一份,开会时,照张照片,外出检查时,照点照片,及时存在电脑里面。

其次,合理分类是关键。就是一个原则:独立、穷举。尽量做到不交叉、不重复、不杂糅,横排门类清晰。电脑上的文件夹,你认真设计过了吗?

很多人的电脑桌面密密麻麻,一团糟,不仅电脑速度会减慢,处理文件时也太麻烦,一个文件要去找半天或者根本找不到,太浪费时间,时间都去哪儿了?恐怕就是浪费在这些琐事上。

这就是平时没有好好归档,没有做好分类整理,需要的时候什么资料也提供不出来或者归档起来太麻烦。

打印出来的文件,按照一定的逻辑分类存放,需要用到时,自然很快可以找到。

再次,需要适当的包装。人靠衣装,工作做得再好,也需要适度的包装,才能给人眼前一亮的感觉。买个大钻戒,如果用垃圾袋装了,送给自己的老婆,估计你老婆怀疑是假货。

特别是迎接检查的资料,封面、页眉都可以设计一下。有次我们单位迎接中央部委的检查,从著名摄影家那里要了一张当地的风景照,作为封面背景,设计出来,太漂亮了,检查组赞不绝口。

我们以前有个负责党建的科长,经常将党徽设计在封面上,彩印出来,看着就十分漂亮,很多领导都夸赞。

还有,尽量编上目录,方便查阅,考核检查自然要加分。

最后,资料宜多不宜少。尽量多一些,就像硒鼓打坏了两支的疾控部门,给人的感觉工作扎实,检查的人也觉得你用心了,工作量较大。

轻飘飘的几页纸,给人的感觉就是没做什么工作。

还有,要找出加分的点。很多考核有详细的考核指标和加分指标,这点一定要好好争取。找一些创新的点,争取一下,也有希望的。

痕迹管理,最重要的就是用心。只要用心了,一定做得好。

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希望大家都能做好痕迹管理。

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