在公司的经营管理环节中, 各个环节都会与合同、签章有关联,这就导致了长久以往在使用纸质文件签章时,存在合同管理难,人工成本高,存储有风险等问题。而随着数字化、信息化的发展,数字应用工具让企业迈向了无纸化时代,其中解决合同管理问题的主要应用工具便是电子合同、电子签名。
纸质合同管理过程中存在哪些问题?
1、合同累计量大,管理成本高
企业发展到一定阶段时,需要涉及的合同种类繁多,且签署累计的量大,通常需要设立专门的合同管理岗位进行管理,同时为了合同管理的安全,往往还专门准备独立的存储室进行保管,因此,无论时人工成本,还是仓储成本都非常的大。
2、手动归档整理,查找,效率低
企业的合同种类繁多,需要管理人员对合同进行分门别类,一旦累计签署的量大,在合同归档整理的过程中,难免出现错漏的问题,同时归好类的合同放在仓储室,长久之后要再次查找也是一件非常费时间和麻烦的事情,导致效率低。
3、合同管理容易出现伪造、篡改、丢失等风险
纸质合同在管理过程中,一旦监管不严,容易被别人趁机篡改或者重新伪造假的合同进行牟利,带来一系列的法律风险,而且长年累月的不进行打扫整理,也容易出现丢失或损坏的问题。
电子合同、电子签名的出现能很好的解决这一问题。
首先电子合同使用需要双方签署人在电子合同签署平台上进行实名认证,提交企业的营业执照、法人或个人的身份信息、人脸识别等,然后由ca认证机构颁发数字证书,予以证明其身份是真实有效的,确保了签署双方在使用电子签名时,其签名人的身份可追溯,不可抵赖。
其次,电子合同实现了全程在线签署,无需消耗纸张、也无需面对面,解决了异地合同签署的问题,此外,双方通过电子合同签署平台签署,整个过程只需要1-3分钟就能签署完成,非常的高效且便捷。
最后,电子合同让合同管理更加的智能化,节省成本,降低风险。电子合同存储通过电子数据的形式,存储在云端服务器以及第三方存证机构,使得电子数据管理更加便捷,无需担心合同丢失、损坏,一键归档查阅功能,可以非常快速的对合同进行整理和查找。同时通过区块链、时间戳等技术手段,对电子数据保全,使得电子数据存储更加的安全可靠。
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