有效的利益相关者管理是成功项目交付的关键组成部分。因此，项目经理应花时间适当地参与和组织利益相关者群体，确保所有利益相关者就他们的个人影响力和责任达成共识。
利益相关者管理
利益相关者管理是对与项目有利害关系（利益或影响）的人的期望进行管理的过程。
这些人可以是客户或顾客等外部利益相关者，也可以是领导层和项目团队等内部利益相关者。
通常情况下，对项目的成功最有发言权的利益相关者，是那些在项目中投入最多资金的人。因此，他们的影响力也更大。
管理利益相关者的好处
如果不利益相关者进行一定管理，很容易就陷入内部冲突和客户不满之中。为此，项目经理需要有效的利益相关者管理策略，来达到以下目的：
● 在项目规划阶段尽早获得支持，确保成功。
● 在整个项目周期中满足利益相关者的期望，让每个人都满意，并保持积极性。
● 防止内部利益冲突，减少项目风险，确保项目顺利进行。
● 监控利益相关者的参与情况，确保每个人都能发挥其应有的作用。
从一开始就明确利益相关者的角色和职责，可以提高项目在规定预算和时间内取得成功的几率。
四个步骤，建立利益相关者管理流程
清晰的沟通、建立信任以及清晰地了解与项目相关的所有事情，是利益相关者管理的三个关键。以此为核心，通过以下四个步骤，项目经理可以创建出可靠的利益相关者管理流程：
第 1 步：确定相关利益相关者
首先要记下哪些人在流程中扮演着直接或间接的角色。这可能包括：
● 投资者
● 供应商
● 领导层
● 承包商
● 客户
● 项目团队成员
理想情况下，可以将每个利益相关者列入三个板块类别：项目团队、客户和领导层，这样做可以轻松识别所有利益相关者。
第 2 步：确定利益相关者的优先次序
并非所有利益相关者都具有相同的影响力。而且，不是每个人都愿意发表意见。
这意味着，项目经理需要将最多的资源，投入到与项目利益最大的利益相关者身上。但要做到这一点，需要确定利益相关者的优先顺序：
● 确定他们的影响力
● 了解他们的动机和目标
通常情况下，高层人员的影响力最大，客户也是如此。根据公司文化，最终用户或项目的目标客户也会有很大的影响力。
第 3 步：使用 RACI 图表找出利益相关者的既得利益
知道了谁是项目利益相关者以及他们的影响力有多大，那么就要确定与他们协调的紧密程度。
责任、义务、咨询和知情（RACI）图有助于完成这一步的利益相关者分析：
它以两个轴心为基础进行规划：权力和利益。以此为基础：
● 当利益相关者拥有重大权力和高利益时，对其进行密切管理
● 当利益相关者拥有很大权力但利益较低时，让他们满意
● 当利益相关者权力小、利益低时，定期对其进行监督
● 当利益相关者权力小但利益重大时，让他们了解情况
第 4 步：制定利益相关者参与计划
在确定哪些利益相关者需要何种程度的参与后，创建一个利益相关者参与计划，概述如何与他们协调。
例如，定期与关注度高、权力大的顾问举行会议，在整个流程生命周期中考虑到他们的建议。
同样，对于希望随时了解情况的利益相关者，可以定期安排分享更新报告。向他们发送更新信息，并附上项目状态报告，分享达到的里程碑、预计的项目风险和问题，以及总体预算和进度等。
至于要监控的利益相关者（这些可能是项目团队成员），请使用便于实时跟踪和协调的项目管理软件。这样，项目经理就可以在一个地方分配任务、跟踪预算和投入工作的小时数。
例如，当使用实时交易型的项目管理软件8Manage PM来可视化和协调项目时，项目经理可以跟踪每位员工花在分配任务上的时间，还可以跟踪里程碑，快速了解项目进度。
8Manage PM如何帮助利益相关者管理？
项目管理软件可以通过组织项目、团队和利益相关者来简化利益相关者管理流程。以8Manage PM为例，看看优秀的项目管理软件如何帮助利益相关者管理。
● 制定时间表
8Manage PM提供的交互式甘特图允许向利益相关者提供时间表。此外，轻松的访问共享可以鼓励积极的协作并节省时间。
● 分配工作
没有执行的时间表将没有意义。尽管利益相关者不直接参与工作细节，但通过8Manage PM向他们提供查看权限，有助于避免混淆，让每个人都清楚自己的责任。
● 监控进度
8Manage PM的交互式仪表板可查看项目的关键指标，满足对项目进展感兴趣的利益相关者的需求。
● 平衡工作量
借助8Manage PM，管理者可以密切监控团队成员的工作量，并在必要时进行调整，防止他们过劳。
● 共享报告
8Manage PM支持多种可视化分析报表，使项目经理能够灵活地以易于理解的格式与利益相关者共享数据。
● 实时预警风险
8Manage PM不但能动态追踪项目结果，还能实时汇总所有相关的问题与风险，自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员，因此适用于各种复杂的团队协作。
从现在起更好地管理利益相关者
有效的利益相关者管理并不复杂。最重要的是，要时刻关注所有开放项目和利益相关者的既得利益。
8Manage PM项目管理软件可以帮助项目经理在一个地方管理项目、资源和能力，这些要素对于保持利益相关者的最新状态和满意度都至关重要。
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