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项目时间管理又称项目工期管理和项目进度管理,与项目成本管理、质量管理和范围管理相互联系、相互影响、彼此制约,共同对项目能否按时、低耗、高质量地完成起着至关重要的作用。
以下是对项目时间管理的几种定义:
项目时间管理是指在项目的进展过程中,为了确保项目能够在规定的时间内实现项目目标,对项目活动进度及日程安排所进行的管理过程。
项目时间管理是指在项目实施过程中,对各阶段的进展程度和项目最终完成的期限所进行的管理。
项目时间管理是指保证项目各项工作及项目总任务按时完成所需要的一系列的工作与过程。
本人结合十多年的项目管理工作经验认为,项目时间管理就是在项目范围、质量、成本的约束条件下,为了确保项目能够实现既定的时间或进度目标而实施的一系列项目活动及管理过程。
项目时间管理的内容主要包括:项目活动定义、项目活动排序、项目活动资源估算、项目活动持续时间估算、制定项目进度计划以及项目进度控制。
(1) 项目活动定义
项目活动定义是在项目范围管理成果的基础上,利用WBS分解、专家判断、滚动式规划等工具和技术,把项目任务进一步细化和分解为更小的、更加便于控制的项目活动。
在项目活动定义时,应该尽可能的把项目所涉及到的活动都考虑在内,以免因遗漏某些工作项给后续的项目时间管理环节带来影响。在此过程中可借助一些专业软件来提高活动定义的效率以及整理活动定义的成果,常用的软件如:project、Xmind、Excel等。
项目活动定义输出的成果主要是项目活动清单及活动属性。
(2) 项目活动排序
项目活动排序是在项目活动定义成果的基础上,利用单代号网络图、双代号网络图、确定依赖关系、提前量与滞后量等工具和技术,确定项目活动清单中各项目活动之间的逻辑关系,如:紧前关系、紧后关系、平行关系等。
在项目项目活动排序时,经常需要绘制项目网络图,以便通过图形的方式更加直观、清晰的体现出项目活动之间的逻辑关系,绘图时可利用的专业软件有:Visio、Axure、Word等。
项目活动排序输出的成果主要是项目网络图,同时更新项目活动清单及活动属性中各活动的逻辑关系。
(3) 项目活动资源估算
项目活动资源估算是在项目活动定义、项目活动排序的基础上,依据可使用资源日历以及其它对资源的约束条件,利用自下而上估算、自上而下估算、专家判断等工具和技术,确定项目活动所需要的资源类型和数量。
在项目活动资源估算时,可使用project软件来编制项目的资源日历,包括资源的分类、能力或等级、资源费率、数量、可使用日期等。
项目活动资源估算输出的成果主要是项目活动的资源需求及资源分解结构(RBS),其中资源分解结构是对项目活动所需资源类型的更深层级的展现。另外,还应根据资源估算的结果来更新项目的责任分配矩阵(RAM),确保每一项活动都有具体的负责人。
(4) 项目活动持续时间估算
估算项目活动持续时间也就是估算项目任务的工作量,是在确定了项目活动资源的基础上,利用专家判断、类比估算、三点估算、群体决策等工具和技术,估算完成每一项项目活动所需要的时间。
在估算项目活动持续时间时,应充分考虑到每一项活动所对应的资源、实现难度、项目团队成熟度、环境因素以及各类风险因素对项目活动时间的影响,同时还应考虑到“80原则”,即:如果一个项目活动的所需时间超过80小时(按每天工作8小时,每周工作5天,即2周),那么该项目活动的可控性将很差,如果遇到这种情况, 应把超过80小时的项目活动再次分解为便于控制的更小活动。
项目活动持续时间估算输出的成果主要是估算的项目活动持续时间,同时更新项目活动清单及活动属性中每一项活动的持续时间。
(5) 制定项目进度计划
制定项目进度计划是在前几步工作成果的基础上,利用网络计划、关键路径法(CPM)、计划评审技术(PERT)、关键链法(Critical Chain)、资源优化技术、进度压缩、专业软件等工具和技术,结合项目约束条件及进度计划编制的原则,确定和编制科学合理、经济有效的项目进度计划。
在制定项目进度计划时,可以根据项目的实际情况选取使用双代号网络计划还是单代号网络计划或者搭接网络计划,通过网络计划时间参数的计算,应用关键路径法、关键链法等方法对项目进度计划进行优化调整,这个过程可能需要反复进行好多次,直至得出一个让项目相关方都满意的项目进度计划。在实际的项目工作中,一般可以借助project等项目管理专业软件来提高项目进度计划编制的效率。
制定项目进度计划输出的成果主要是项目相关方都认可的项目进度计划、项目里程碑、项目日历以及更新后的相关项目文件。
(6) 项目进度控制
项目进度控制是在项目的实施过程中以项目进度计划和收集的进度数据为主要依据,利用进度偏差分析、绩效审查、工期压缩以及专业项目管理软件等工具和技术,分析项目的进展情况,并采取有效的纠偏或预防措施,以确保项目工期目标的实现。
在项目进度控制中,收集项目进度数据是一项非常重要的工作,由于影响项目进度的因素众多,而且还可能出现一些突发情况,所以在进度数据收集上要力求做到及时、全面、客观。在实际项目中,分析进度偏差和进度绩效常用的方法有甘特图比较法、S形曲线比较法、香蕉曲线比较法、关键路径法、关键链法、挣值分析法等。
项目进度控制输出的成果主要是进度报告、进度预测、调整更新后的项目进度计划以及项目相关文件的更新。
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(待续)项目时间管理在生鲜电商项目的应用(三)
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