第一章 总 则
第一条 为加强学校的档案事业建设，完整准确地积累保存珍贵的历史记录,逐步实现档案工作规范化、标准化、科学化，不断提高管理水平，更好地为学校教育、教学工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条 档案是学校的文化资源要素之一，是反映学校发展进程的重要载体，也是评价学校和教职工工作成效的重要依据。档案工作是学校行政管理的重要内容,是提高学校工作效率的必要条件。学校要切实加强领导，把档案工作纳入议事日程和发展规划。
第三条 档案的收集、分类、保管质量和利用效果是衡量学校办学水平的重要标志。凡是记载和反映学校主要职能活动，具有保存价值的各种类型（文书、教学、会计、科研、教师业务材料、党政管理材料等）和各种形式（文字、图书、影像、实物）的历史记录都应归档，都在档案室统一集中管理的范围内。
第四条 档案工作的基本原则
1、完备性原则：实事求是，有闻必录，确保学校教育教学和行政管理全部工作有据可查。
2、规范性原则：分“口”收集，分类整理，集中装订，编号编目，入柜保管，随时备用。
3、及时性原则：各职能处室视具体情况按月份、学期或学年及时将相关档案整理、送交。
第二章 体制和职责
第五条 学校成立档案工作领导小组，由校长担任组长；行政副校长兼任常务副组长，负责日常工作；领导小组下设办公室，办公室主任由党政办公室主任兼任，设一名专职档案员负责档案室日常管理。
第六条 学校档案室的基本任务与主要职责：
１.贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策及法规，建立健全档案工作各项规章制度；
２.维护档案的完整与安全，集中统一管理本校党支部、办公室、教务处、政教处、总务处、工会、共青团等部门历年形成的全部档案；
３.做好档案的收集、整理、保管、签发、利用和统计等各项工作，编制各种检索工具，编写案卷序言、全宗介绍、大事记以及汇编专题资料，积极提供资料，为学校各项工作服务；
４.督促、指导本校各职能部门和有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作，并及时立卷归档，对各部门的档案整理工作进行监督和指导；
５.按国家有关规定，定期向上级档案馆移交档案；
６.组织有关人员学习档案业务知识，总结经验，不断提高档案工作人员的业务能力和理论水平，尽量延长档案的使用寿命，更好地为教育教学工作服务。
第三章 档案管理
第七条 档案收集、管理的基本要求：
1.学校党政办公室安排文秘人员把好备存档案资料的质量关，经筛选、核对后，将存档目录报送档案工作领导小组审阅，审阅通过后由专职档案管理员负责归档。
2.与上级主管部门和其它单位的相关文件收发工作由办公室主任负责，校内事务性文件由各职能处室负责起草后，交办公室审核、修改。
3.教育教学各职能部门所有重要的档案资料需及时送交档案室立卷保存，一般每月集中整理一次，每学期、学年做好汇总。
4.在考核、评估、验收、专项工作检查等活动中，各部门的档案出现交叉使用时，可采取相互借用或复印方式处理。
第八条 学校党支部、办公室、教务处、政教处、总务处、工会、团委等各部门各处室要按照各自的工作职能和归档范围，指定专人收集、积累、整理有关文件材料，然后由负责文书档案的人员统一立卷归档（会计档案由财会人员立卷），送交档案室集中管理。
第四章 档案的保管和利用
第九条 档案室对各类档案要做好登记、统计、分类、编目和整理、鉴定工作，做到存放有序、查找方便、保管期限划分得当。
第十条 严格执行安全和保密制度。档案室根据保存档案资料的数量，设置专用库房和柜箱存放。库房要坚固、通风，并有防火、防潮、防光、防蛀、防高温、防有害生物、防盗等措施。档案管理员是档案室安全卫生第一责任人，要定期检查保管情况，发现问题及时汇报，并采取积极有效措施，确保档案安全。
第十一条 档案人员必须熟悉所藏档案的情况，主动了解各部门对档案利用的需要，准确及时地为领导提供数据、信息和材料，认真做好提供和利用工作。
第十二条 所有档案根据分类目录，编制案卷总目录，并根据工作需要逐步编制专题文件目录、卡片、汇编，积极开发档案信息资源。
第十三条 调阅档案必须按照规定办理登记手续，档案利用者必须在《档案利用效果登记簿》上签名；外单位借阅档案，要经办公室主任批准，特别重要档案外借需经档案工作领导小组常务副组长批准。
第十四条 档案室管理员应按照规定填写档案收进、移交清单，每年准确编制档案工作情况统计表，及时向业务主管部门上报。
第十五条 学校档案管理应纳入学校办公自动化系统，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、信息化，以提高档案的科学管理水平和服务效率。
第五章 档案的鉴定和销毁
第十六条 根据国家有关档案保管期限的规定，制定本校各类档案保管期限表，档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。
第十七条 由分管领导和档案专职人员组成鉴定小组，负责各类档案的鉴定。
第十八条 销毁档案必须严格掌握，谨慎从事。销毁前要造具清册，提出销毁报告。经分管领导审批，并报市、旗教育局和档案局备案。销毁过程中要严格执行保密规定。
第十九条 档案室向县档案史志局移交档案的范围和年限，按照上级部门有关规定执行。
第六章 附 则
第二十条 本规定是学校档案工作的指导性文件，各部门和教职工个人都必须认真贯彻执行。
第二十一条 档案收集内容及分工明细另文规定。
第二十二条 本制度解释权归学校档案工作领导小组。
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