如何建立风险预警机制?如何对项目的整个生命周期进行管控?(如何建立风险预警体系)

在做PM工作的小伙伴,对于风险这一词并不例外,每个项目随处都有可能存在风险,或大或小,那么我们应该如何建立风险预警机制?对项目的整个生命周期进行管控呢?文末为大家梳理了项目风险管控的思维导图供大家参考。

首先,在项目立项前需组建团队,任命项目经理。

一个团队需要有擅长各方面的团队成员,如做软件交付项目经理,一个项目既需有懂业务的成员又需懂技术成员,这两者缺一不可;同时在项目立项后就需审查合同,看下合同上是否存在风险,往往商务签订的合同范围不明确,会给项目带来范围蔓延的风险,此外,在和商务交接的过程中,需注意沟通是否存在过度口头承诺等问题,这也会给影响项目的进度,范围等;

其次,项目经理要在全过程中对风险进行管控。

项目经理通过合同以及商务了解了项目的目标、范围以及时间要求,根据合同制定项目里程碑计划,和客户以及项目干系人开项目启动会,同时将里程碑计划通过邮件的方式发送所有干系人,并抄送公司领导,告知此项目的一个整体时间节点,同时和客户以及领导沟通项目变更流程,制定具体的项目变更流程,如什么样的需求需走变更流程,什么样的需求不需走变更流程,通过变更流程来减少项目的风险,不是客户提出的所有需求我们都必须做的;

需求调研阶段,我们需收集客户的需求,由于每个项目的情况存在差异,需求也可能千差万别,做为项目经理及调研的同事一定不要直接和客户承诺能与不能做,部门需建立需求评审流程,组建需求评审小组,需求评审小组成员一起评审项目需求的可实现性,需求的难点以及风险点,针对大的项目,要邀请公司产品经理参与项目的需求调研阶段,严格把控项目的需求,需求调研完成后形成详细的需求说明书,那么在我们实际做项目时,需求调研可能不能一次性调研完成,甚至有的项目在项目临近验收,可能需求还有不清晰的地方,这个时候需项目经理把控项目的进度,及时的更新需求规格说明书,同时将项目的风险通过邮件的形式告知客户可能存在延期风险。

那么在项目执行的过程中,项目经理应制定一份详细项目计划及WBS并通知所有项目成员,在项目执行的过程中,项目的整体情况一定要及时共享,让团队成员知悉项目的整体情况,大家的参与感更强,建立每周周会机制,项目经理及时了解项目的情况,项目目前的难点,风险点,需要哪些资源等信息,并做详细的会议纪要,同时将会议纪要发送项目成员同时抄送领导;建立项目复核机制,有些人在汇报的过程中可能不会告知你任何问题,但是不一定代表项目没有问题,在项目到达一定阶段,一定要进行复核评审,包括公司内部的复核,以及客户方,及时给客户进行系统的演示汇报,及时发现项目存在的问题以及偏差,及时更改。

最后,和客户沟通好项目上线以及培训的时间以及注意事项,制定严格的数据切割方案,做好上线保障工作。

项目风险的可能存在各个环节,需项目经理在各个环节进行风险的把控,控制风险最好的点在于及时沟通,建立良好的沟通机制,无论在对上对下还是对客户,大家信息共享,获得彼此的信任尤为重要。

如何建立风险预警机制?如何对项目的整个生命周期进行管控?(如何建立风险预警体系)

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