项目管理过程中总有不少困难存在，但要论最让人头痛的，甚至无能为力的还是可能出现的各种计划之外和不按正常轨迹发展的各种变量因素。例如：客户需求的变化、项目进行变更、突发风险等等。
这些项目中的变量，因为其“变动”特性，时常会因各种原因发生改变，打乱项目团队为之做好的安排，让我们不得不需要随时进行各种要素或流程调整、改变，以动制动，进而保障项目能够重新向成功的方向走。
那么对于项目管理中最难控制的“动态”状况，我们应如何做，才能让其尽可能不跳出掌控中呢?
一、变量的跟踪记录与管理
从项目启动开始，我们就少不了实时监控这项工作。具体来说，就是当项目组根据计划开始做项目任务后，大家就需要注意观察项目的实际进度与计划中相比是否有出入，并判断差异是否属于正常范围。
当然并不是要说只是要某个人盯着大家的做的事，这种跟踪记录需要团队共同协作并养成良好习惯，即：项目经理需要从直接执行成员们那获得关于项目进度的报告，而成员们也应有主动告知的觉悟。然后管理者在此基础上根据自己的观察、分析，罗列出项目时间、成本、范围等与计划的不同之处，并将之报告给决策领导和与之关联的利益相关方。
那么当决策者也认同这些差异确实较大时，项目团队就需要想办法让项目回归正轨了，例如：加大人力投入或进行任务删减或多任务并行等等。而这些方法主要是为了能让项目的成本、范围、时间重新保持平衡。
我们知道项目三要素中的任一项发生改变时，另两项也不可避免地会跟随变化。因此如何考量周全，尽可能根据自己项目实际情况去进行调节，就是项目管路的难点所在。打个比方：如果我们的项目延期了，需要赶进度，那么选择的最直接方法是加人，但同时随着人力的增加，项目的成本也会增加;若是我们不想加成本，那么可能就会需要和需求方去协商，将项目范围进行缩小，降低项目任务难度或是减少数量。
二、变更的时机选择与判断
前面提到的是发生变化的跟踪、了解，以及思考如何去做;那么当变量发生已经成为不可更改的事实，同时项目本身也因此必须做出变更，那么如何做好变更管理就是这时的重点了。
对于一些周期较长的项目，在执行过程中，当初根据市场环境做出的一些决策，会因外部发生变化而不再成立;另外初期客户关于产品的想法，也可能会随着时间发生改变。这些变化自然就会同时导致项目范围、需求、目标等的变化，这就是项目变更产生的开始。
但是若是管理者被动地接受所有项目变更，就可能会让项目工期延时，预算超支，进而项目的完成也会成为未知数。
因此，我们需要有效地管理变更，分析哪些地方需要变更，什么时间执行，以及如何配合资源的平衡调节。这样才能让变更将项目拉回正轨，提高项目成功率。
三、风险的规避与危害降低
在项目管理过程中，风险是无处不在的，并不是某个因素、事件被称为风险，而是因为对项目结果产生了影响才会被定义为风险。例如：客观因素即自然灾害影响生产;人力原因即团队人员技术能力不匹配等。我们知道不同的项目所遇的风险是不同的，也是相对而言最难控制的动态因素，但是即使我们无法完全规避风险，做好风险管理至少是可以减少风险对项目的不良影响的。
想要进行风险管理，首先大家要做的就是识别风险，不论是有苗头的还是潜在的，项目组都应该提前将其列出来，进行观察，做好预警。
同时，大家要如将任务划轻重缓急一样，将风险也进行分级化处理，因为不同风险对项目的危害程度是不同的，那么所需的处理手段与紧急度就会不同。项目组可以将所有风险进行危险系数排序，包括其发生的概率与对项目的影响程度两个点，如此系数越高的就需要越早处理，以及重点关注。这样团队成员就可以有序有条理地管控跟踪风险问题，不会临时手足无措。
项目中那些不定时可能发生变化的动态因素，就如不好控制的熊孩子一样，不能完全预测其轨迹。因此项目管理者更多是对其进行监控，并一直做好应对准备，做到顺应各种变化都可采取适宜的措施，让项目的进展得到保障。
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