在了解如何做好合同管理工作之前,要先了解公司合同管理流程,一般来说,公司合同管理流程可以被分为合同准备、合同签署、合同履行、合同归档四个阶段。在每个阶段,合同管理都会遇到不同的问题。
1、合同准备阶段
这个阶段,一般会在合同文本拟定过程中出现合同条款不完整、内容不严谨、甚至存在重大疏漏和欺诈等问题。
2、合同签署阶段
在签署阶段,企业合同审批流程非常的复杂,往往需要经过部门负责人、法务、管理层、财务等多层审批,不仅耗时长,还很容易影响合同签署效率。另外,也极易存在合同被代签、冒签,合同印章管理不当,签署后合同被篡改、遭泄露等隐患。
3、合同履行阶段
在合同履行阶段,人工管理不易跟踪合同履行情况,重要节点无法及时处理,最终可能会导致合同纠纷的出现。
4、合同归档阶段
由于企业合同种类多,数量巨大,合同管理员需根据合同类型对纸质合同一一进行编号,并根据需求分门别类存放至相应的储藏柜中,比如按照公司分类,按照合同类别分类,或者按照时间分类等等。
为了保证合同管理的安全性,企业需准备独立的存储室进行合同管理。纸质合同容易受潮、易被蚊虫叮咬、被咖啡等液体污染,同时人工管理过程中也稍有疏忽,就会导致合同被偷窃、被损毁、被篡改等状况的发生。作为企业的合同管理人员,要保障合同安全,并且定期的对合同进行整理归纳。在这重复机械性的工作中极易出现人为失误的现象,同时巨量的合同查找起来也十分不便。
所以,合同管理是非常重要的工作,企业中合同管理岗位都是挑细心的人来做,尽管这样也容易出纰漏,因为合同量太大。一个企业合同管理的如何,也恰恰反映出企业的能力。一般合同管理人员需要经过专门的培训才行,而且要制定细致有效的制度。合同涉及到公司的机密,是非常重要的。为了避免发生纠纷和疏漏,也要有监管制度,这样才能保证合同管理人员不对合同做出违法的事。
根据我国《合同法》的有关要求,合同的基础条文包含签署双方的名字、居所、合同书目地、质量、总数、酬劳和价钱、履行地址、履行限期及其履行方法、合同违约责任和处理异议的方式等相关内容。在合同管理的全过程中,利用软件技术开展信息化管理工作,能够更好地开展合同的审批,保证合同的合规性、合法性以及合理性。而信息化管理技术的关键在于合同在线管理系统,如签盾电子合同系统。
电子合同在线高效便捷管理
1、提高合同签署效率
签盾电子合同不受时间和地域的限制,通过多种电子设备,可实现随时随地在线进行合同审核及签署等操作,充分提高合同签署效率,节省不必要的时间与人力成本。
2、合同安全签署,适应多种需求
签盾电子合同管理系统不仅可以满足不同企业内部审批流程的需要,同时能实现更高效和更安全的签署方式,支持多重验证签署方式,杜绝冒签、代签,合同被泄露、篡改等隐患。
3、合同在线管理便捷且安全,成本低廉
①合同归档:合同签署完后,签盾电子合同管理系统会自动通知归档人员入库归档,归档信息包括了合同金额、起止时间、合同执行状态等各标签。
②合同检索:签盾电子合同管理系统支持关键词搜索、按组织架构/文件类型分类快速查找,一键搜索让文件归类管理更便捷;
③合同借阅:合同被归档入库后会自动加密,其他人如需查看则需要申请借阅权限,权限可细分至每位人员,也可按时效性开启,到期自动回收阅读权限;
④合同下载:电子合同签署完后保存在云端存储,企业可随时随地下载合同查看合同内容详情。
4、在线签署合同法律效力与纸质合同相同
《中华人民共和国电子签名法》规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。签盾电子合同采用了实名认证技术、防篡改技术、 第三方取时技术,与纸质合同具有同等的法律效力。
合同管理是公司经营管理过程中的一项必不可少的重要工作,相比传统的纸质合同管理流程,无论是性能还是效率,电子合同管理流程显得更加方便快捷,也将更适合互联网企业高速发展的需要。
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