大家好，我是本期的分享小伙伴曹泽川子。
今天和大家分享的主题是如何搞定重大会议的组织管理工作，我相信大家都有过和上级单位或者机关开重要会议时遇到各种突发情况导致会议不顺的经历。所以这次就和大家分享一下如何能把流程更好的运用到实际的会议中，使大家能更从容应对重大会议。下面我会从重要会议定义、会议策划、会前准备、会议期间，会后工作这五点和大家进行分享。
首先我们需要了解何为重大会议，一般满足以下三种情况任意一种的都可以定义为重大会议：有部/局机关或主管公司上级单位参会；涉及重大问题或关键节点的会议；上级单位或机关有明确的参会级别要求。
我会将整个会议流程分为四大块给大家分享。
第一块是会议策划，我们首先需要明确会议主题和会议级别，明确此次会议该由公司哪个部门来组织承办，并由该部门上报领导批准此次会议的开展。明确主题后可以开始制定会议计划，确定会务组成员后，再明确会议时间、地点、会期、参会单位/部门、专家名单等，有了初步计划后可以向公司领导报备会议信息，向上级、专家发邀请函，向公司各部门、配套单位发通知。
第二块是会前准备，可分为四部分。一是资料准备，需要会务组编制会务资料，会务资料一般指的是秩序册和接待行程表，项目组需要编制上会的相关文件；二是会场布置，会务组需要准备茶水，摆放桌牌，布置横幅，测试用多媒体等；三是食宿和接待，需要会务组安排领导接送站，提前预定并安排参会人员的用餐和住宿；四是会议工具，需要会务组准备电脑(根据会议要求准备涉密电脑或者非密电脑)，打印机，光盘，相机，纸笔，信封等。
第三块是会议期间，可分为五个部分。一是会场服务保障，需要会务组和项目组共同发放会议相关资料，会务组引导参会人员进场，并维护。会议秩序；二是监督会议过程，需要会务组监督项目组汇报，演示和答疑情况，检查专家意见记录是否清晰完整；三是形成会议意见并签署完整，会议意见一般指的是评审意见，审查意见，会议纪要，协议等；四是发放专家咨询费，会务组可以依据各公司专家咨询费发放标准提前准备好相应费用并装进信封(根据以往的经验，费用可以多准备一些)；五是会议期间用餐安排，会务组需要提前确定陪餐领导级别和陪餐人员，安排专人在会议结束时引导参会人员前往餐厅。
第四块是会后工作，可分为三个部分。一是会务组和项目组共同清理会场；二是会务组督促项目组落实会议意见；三是会务组需要向上级领导汇报会议情况和最后的会议意见。
以上就是重大会议的组织管理需要做的工作流程，通过今天的分享，我相信大家对会议的组织管理工作有了更深的认识。最后和大家分享一下我的个人经验，做会议策划时要责权分明，把每一项任务每一个环节落实到具体执行人，开会前一定要熟记流程，这样可以提高做事效率，会议中面对突发状况要做到临危不乱，并及时处理突发事件。
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