为什么采用ISO 9001管理的国际工程项目，要使用文控系统？（为什么要设立iso9000质量管理体系标准）

在IS09001系列质量管理体系中，一个基本原则就是写我所做、做我所写，记我所写。然而在这方面，大部分出海项目做得并不好。特别是在技术类文件方面，更是欠缺很多。施工文件和现场施工割裂，一直是我们国际工程管理的顽疾。

很多海外项目都不同程度的包含机械设备移交。我以“记录施工的质量验收记录”为例，它是设备竣工移交资料的重要组成部分。在国际工程的通用做法中，业主在支付工程款的时候，他们不是去现场检查工作，而是首先打开文控系统，按照付款要求，审核相关资料完成情况及完整程度。资料审核过关之后，或者去现场，或者不去现场，工程款就可以支付了。

再比如“申请消防系统设备采买”的付款，需要提交的资料可能有40多项。内容包括EPC采购合同、设备技术规范书、出厂检验、设备包装与运输，货物到达港口的清关文件，以及到项目工地的验收资料。当这些文件资料齐全之后，EPC才可以申请设备采购的付款。

设备采购是这样，施工和调试也是这样。例如“汽包吊装”这个收款点，要想获得工程款，首先是大件吊装施工方案必须完成，并得到业主签字认可；吊装受力计算经过业主同意；与此同时，还需要有现场安全检查记录，检查内容包括如何设置钢丝绳、卷扬机等等；接着就是吊装前对设备的检查记录，吊装后对设备就位检查记录等等。通过这个付款点，所有安装工作就必须全部串联起来。而调试工作，就是一份份试验报告，连锁保护测试卡等。

在严格执行ISO质量管理体系的EPC项目里，业主的付款点和文件的提交息息相关，涵盖了设计、设备、安装、调试直到机组移交全过程。而EPC越需要保证现金流的顺畅，就意味着文件资料越需要及时准确。事实上，大部分的“源文件”并不是EPC创造的，而是来源于与我们有合同关系的各种分包商、供应商和服务商。EPC作为总包方，必须要消化ISO管理要求，或者说是消化业主的管理要求，并把这样的要求转化为我们管理当地分包商的具体工作中去。在对分包商和供应商的管理中细化、标准化管理要求，才能“凑”好以满足对业主的交付要求。

我再来引用一段描述，这段描述来自某南美地区，出海EPC项目的质量管理部，2023年提出的对文控系统的要求里：

EPC will need to have a DCMS to assure the project success, as we will be managing multiple“live” working documents with multiple organizations, lots of approval steps, and all the requirements described in ISO 9001:2015, with respect to document control systems.

编者批注：注意一下这个“live”，这个“live”是完全区别于档案管理系统、文件管理系统的标志词。也是区别文件管理和文件控制的重要信号。在这样的文控管理体系下，所有和质量管理相关的文件是“live”的，过程版本控制和追溯是清晰的，归档和请款是迅速的，应付各类检查、调阅各类信息是及时的。这种“live”的展现方式就是任何一个项目上的文件，从系统里点击打开的时候，都可以实时查询到这个文件的全部历史版本，以及每一个历史版本正在进行以及已完成的内外部审批记录、下载记录、批示信息，流转信息，升版信息、升版原因，甚至可以去追踪这个文件所引发的各项任务项，比如成本偏差分析、工期分析，甚至是索赔预警。

EPC needs a secure solution for your entire project and its subcontractors, this solution shall be functional to distribute documents and models instantly inside of our organization and sub-organizations with external members (such as designer, Manufactures, Vendors, etc).

编者批注：external members是国际工程项目的主要环境，项目的管理模式由于属地国地域特点、业主/工程师要求、合同条件、履约团队等多重因素综合制约，每个项目都呈现出特殊性。企业下发的管理制度以及配套的管理软件既无法开放给external members，也不满足项目上的管理要求，这需要文控体系及工具满足上述要求才能被采用。

We need capability to manage approx. 10,000 design drawings, 35,000 shop drawings and vendor drawings, and other 10,000 drawings for as built, installation drawings, sketches, etc.

This platform shall manage any number of files, any size, any type, securing each organization data store. Only information that is explicitly shared is available to other project members.

EPC needs to be able to conduct:

lTransmittals: To replace the manual process of sending or mailing a transmittal with a digital process that accomplishes the task in a fraction of the time.

lDrawing management: To access current and accurate drawings without searching, waiting, or working off the wrong designs –anytime, anywhere.

lVersion control: To ensure everyone on the project can access, retrieve and manage the current version of all project information. Once shared, an ironclad audit trail ensures a permanent record of all minutes. Nothing is ever lost or deleted.

There are other commercial platforms that can provide“Online Viewer” which enables the opening, review and annotation of documents with text or graphical images and stamping with electronic signatures to reflect multiple stages in the review process, this can facilitate and enhance the review period across the organizations and it also makes documents visible and accessible to all participants across the project.

以上引用黄色斜体部分只是这个出海项目对文控系统的框架要求，这呈现出来的是非常典型的质量管理部通过控制文件以达到控制项目质量的做法，也是国际业主普遍认可的管理方式。这体现了国际工程在“规则文化”下很典型的管理思路，就是“过程受控，结果一定不会差”。

对于EPC而言，将质量管理下的文控重视起来，进而把管理行为落实到对分包商的管理行为中去，这使得EPC获得了完整的质量管控记录。EPC可以追溯到设备出厂文件、设备技术指标甚至更源头的业主发来的初步设计图纸。尤其是当项目进行到一定阶段，数以万计的文件和信息交杂在一起，在辅以各类关键人员变化的情况下，EPC想要快速准确的找到这些关键信息，进而准确做出及时决策，着实是难上加难。

对于业主而言，除了过程受控，他们仍然存在对项目投运以后的顾虑：设备移交或者项目竣工之后，他们在运营阶段如何应对设备损坏和功能障碍，如何解决备品备件的采购、替换、安装、调试这些可能发生的障碍，以尽量降低自己在运营阶段的不可见风险。

而对于投建营一体化的项目，我们不仅自己建好了项目，未来还要运营，我们自己更需要这些建设阶段的过程材料了。

国际工程项目的“过程管理”不同于国内项目管理的“结果管理”，这一点被众多亏损国工项目多次验证并列为“交学费”的通用科目。更有甚者，索赔证据链不完整、错过索赔时效，文件缺失打掉牙往肚子里咽更是比比皆是。所以我们强调的是，切实的加强施工文件和现场施工的关联，加强质量管理过程中的文档控制，利用适配的工具强化国际工程项目文件的管理，是确保项目成功的重要保障。尤其是切实落实ISO质量管理体系的项目，刚好可以成为优化文控、项控的绝佳切入点。

部分业务场景素材取自刘易先生的作品《绞杀》。《绞杀》是一本以巴西国际工程项目探析为主要内容的图书。