管理制度及规范
第140篇
品质会议管理制度
1.总则
1.1制定目的
为规范品质会议管理，健全品质沟通管道，特制定本制度。
1.2适用范围
本公司品质管理的各项会议，除遵照公司有关会议规定外，依照本制度处理。
1.3权责单位
（1）品管部负责本制度规定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本制度制定、修改、废止之核准。
2.品管会议规定
2.1会议类别
品管会议可分为例行性会议与临时性会议两大类别。
2.1.1例行性会议
公司品管例行性会议有：
（1）年度评审会议
进行品质管理体系评审，确认是否持续有效地运行；讨论确定公司年度目标、策略。
（2）内部稽核会议
组织品质稽核小组对品管体系运行状况作定期稽核，分为起始会议与结束会议。起始会议作稽核前说明，结束会议作稽核报告。
（3）月度品管会议
对上月品质状况作检讨，就重大品质事项达成决议，制定次月品质管理的各项工作计划，是本公司最重要之工作会议之一。
（4）改善提案委员会会长
对改善提案及其成果进行评估，评选优秀提案，并制定次年度改善提案工作推行目标、计划。
（5）QCC推行委员会会议。
对QCC活动进行总结，并制定次年度QCC活动推行目标与计划。
（6）QCC成果发表会
由各QCC发表推行成果，QCC推行委员会进行评审，表彰优秀的品管圈。
（7）周品质检讨会
对上周品质状况作检讨，及时解决品质问题，落实月度品管会议与计划，确保达成品质目标。
2.1.2临时性会议
临时性会议由总经理、管理者代表或品管主管依需要建议召开，一般召开时机有：
（1）发生重大客户抱怨或退货时。
（2）制程重大品质问题发生时。
（3）供应厂商发生严重品质事故时。
（4）发生严重违反公司品管体系的重大事件时。
（5）重大品质贡献，突破或其他需大力表彰或宣导事件发生时。
（6）其他必要时机。
2.2会议管理规定
除遵照公司有关会议管理的规定之外，还应遵照下列规定处理。
2.2.1一般原则
（1）例行性会议如已规定具体会议时间，则不另行通知；如未规定具体会议时间，应提前两天以上通知各参加人员。
（2）例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知各参加人员。
（3）临时性会议原则上应至少提前一小时通知参加人员。
（4）会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人或会议主席请假，并取得许可，原则上还须派代理人出席。
（5）会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据、样品等），并做好工作安排。
（6）主持人应控制会议时程，尽量在规定时间内结束会议。
（7）会议决议的落实实施情况，由会议主席指定人员追踪，并作为下次会议追踪议题之一。
（8）会议应有会议记录，并依规定分发相关人员。
2.2.2会议记录
（1）由会议主席指定参加人员中的一个人担任会议记录工作，必要时，也可安排一名非指定之参会人员作记录工作（如助理或文书）。
（2）重要会议的会议记录，经会议主席签认后，复印分发或传阅参会人员或相关人员。
（3）对会议决议涉及的具体工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者填写《决议事项追踪表》，并作追踪工作。
3.月度品管会议实施办法
[注]其他例行性会议可参照制定实施办法。
3.1会议的目的
（1）总结检讨上个月的品质状况。
（2）就重大品质事项达成决议。
（3）制定次月品质管理的各项工作计划。
3.2参会人员
（1）会议主席
总经理担任会议主席，总经理无法出席时，由其职务代理人担任会议主席。
（2）主持人
管理者代表担任会议主持人，其无法出席时，由品管主管担任主持人。
（3）参加人员
副总经理、总工程师、各部门主管、品管部主要干部。
3.3会议时机
（1）月度品管会议每月5日14：00-17：00召开，遇节假日顺延一天。
（2）会议时间如有变更，经总经理核准后，由品管部负责通知。
3.4小时前准备
（1）品管部负责于每月4日将各部门品质状况月报表汇总、填妥，并转发各与会人员。
（2）上次会议决议事项的各责任人员须在决议规定完成期限之前，完成所承担的工作事项。
（3）管理代表在4日前应再度对各决议事项完成情况作追踪确认（可授权他人进行）。
（4）各与会人员依本部门品质状况准备必要之资料、报表或样品，以便在会议上报告或讨论。
（5）各与会人员应于会议开始前5分钟到达会场。
3.5会议议程
（1）会议开始
主持人宣布会议开始。
（2）追踪上月会议决定议事项完成情况
由主持人追踪人上月决议事项，各担当责任人员简要回答完成状况，其他人员可提出异议或补充。
（3）各部门品质状况报告
由品管部主管或各品管单位干部报告各部门上月品质状况，简要报告主要数据，并就重大品质事项提出分析或报告。
（4）沟通协调事项
各与会人员提出需与其他部门协调之事项、由相关人员讨论处理。
（5）会议主席工作指示
会议主席就相关问题向责任人员提出质询、赞扬、指示或要求，并就公司的品质经营方针或下月行动计划作出指示。
（6）形成会议决议
记录人将会议中达成的重要决议事项作整理，交由主持人作陈述，各与会人员可提出异议，若无异议则确认为决议事项。
（7）会议结束
主持人宣布会议结束。
3.6小时后工作
（1）由会议记录人员将会议状况整理成《会议记录》及必要之《会议事项追踪表》，呈管理者代表、总经理审阅。
（2）《会议记录》应分发各与会人员人手一份。
（3）《决议事项追踪表》应分发至相关责任人员。
（4）各决议事项之担当者应在规定期限内完成要求之工作事项。
（5）各与会人员应将会议精神传达本部门相关人员，并贯彻至日常工作中。
（6）管理者代表（或授权品管部）对会议事项作确认追踪。
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